Estudos já comprovaram que realizar múltiplas tarefas simultaneamente só nos faz perder mais tempo. Isso porque quanto mais atividades juntas realizamos, mais dispersos e sem foco ficamos.

Cada vez mais o nosso dia a dia atribulado, o trânsito nas grandes cidades, a busca por uma rotina mais saudável, a necessidade de passar mais tempo com a família, enfim, a vida moderna, exigem que executemos mais de uma tarefa ao mesmo tempo. E enquanto as demandas são cada vez maiores, o tempo é cada vez mais curto.

O que consideramos multitarefas é, na verdade, a alternância de atividades, ou seja, realizamos uma coisa e depois passamos para outra, e assim por diante. Não necessariamente nesta ordem, pois muitas vezes somos interrompidos por uma ligação, por um e-mail que acabou de chegar ou por um colega de trabalho que foi até a nossa mesa pedir alguma ajuda, ou até mesmo por algum problema que surgiu e deve ser resolvido imediatamente. Nestes casos, não somente interrompemos o que estamos fazendo, mas podemos começar a fazer outras coisas sem finalizar a anterior.

Nossa, que bagunça! Agora iniciamos várias atividades e não conseguimos terminar nenhuma. E o pior, ainda tem aquela reunião longa que irá até o final do dia. E é assim que surge o efeito bola de neve: tarefas acumuladas para o dia seguinte, para o outro e para o outro.

A Adzuna preparou 5 dicas importantes de como se organizar melhor para dar conta de todas as tarefas de maneira eficiente:

1. O primeiro passo é se organizar

Na maioria das vezes, o problema não é a escassez de tempo, mas o uso que fazemos dele. Organize bem sua agenda e tente manter a caixa de e-mail sempre vazia. Reserve um período na parte da manhã e outro na parte da tarde para ler todos os seus e-mails e organizá-los em pastas classificadas por projetos/iniciativas. Crie uma lista de atividades que precisam ser executadas no dia, tente calcular mais ou menos a duração de cada tarefa e ordene na sequência de execução. E lembre-se, limite seu horário de trabalho, pois como sabemos que temos um tempo adicional no dia, a famosa “hora-extra”, nossa tendência é sempre irmos ficando um pouco mais para conseguirmos cumprir todas as prioridades. Se sair no horário correto fosse uma obrigação, seríamos mais centrados e, consequentemente, mais produtivos.

2. Fuja das distrações

Cada vez mais as empresas estão eliminando as paredes e barreiras físicas nos espaços de trabalho para estimular a interação e colaboração entre os colegas. É inegável que essa proximidade facilita o fluxo de informações e contribui para uma maior produtividade por meio do entrosamento de todos os colaboradores em todos os níveis. Mas um dos principais problemas em um ambiente aberto é a facilidade com que nos distraímos. Se o seu prazo para finalizar aquele projeto está quase acabando e você não consegue se concentrar de jeito nenhum, tente ir até um espaço reservado, uma sala de reunião, um café pertinho do escritório ou até mesmo se programe para fazer home office neste dia. Desligue qualquer distração tecnológica que tenha à sua volta e estabeleça prazos para a conclusão do trabalho, afinal, temos por natureza a mania de procrastinar as coisas, ou seja, irmos deixando para depois.

3. Evite reuniões improdutivas

Sabemos que hoje em dia cada minuto é valioso, então por que perder tanto tempo em reuniões longas e pouco produtivas? Ok, vamos direto ao assunto. Defina um ou mais objetivos que deverão ser alcançados durante a reunião, e concentre-se neles. Controle o tempo da reunião, para isso, o ideal é definir alguém para ficar no comando. Este líder ou algum outro participante designado poderá, após o fim da reunião, enviar por e-mail a todos um resumo (em tópicos) sobre o que foi discutido e quais são os próximos passos de cada um, com as datas estabelecidas. Assim fica mais fácil acompanhar o andamento do trabalho e a reunião terá alcançado o seu propósito.

4. Diga mais não

A ideia não é que você se torne uma pessoa inflexível e pouco solidária, mas dizer “não” em alguns momentos é fundamental para que você consiga gerenciar melhor o seu tempo e ser mais produtivo. Afinal, o que adianta assumir todas as tarefas, nos sobrecarregar e não dar conta de cumpri-las no prazo necessário? Mas como dizer não sem parecer egoísta e ainda manter bons relacionamentos no ambiente de trabalho? Não é tão simples, mas tente seguir essas dicas: não diga “não” logo de cara, peça um tempo para avaliar se conseguirá ou não oferecer ajuda e depois procure a pessoa para explicar educadamente a situação; ofereça outras soluções, seja criativo; tente negociar prazos e verifique se existe a possibilidade de aguardar enquanto você finaliza suas prioridades. Lembre-se, dizer “não” é respeitar e valorizar o seu trabalho e o seu tempo.

5. Delegue algumas atividades, quando possível

Aprender a abrir mão de determinadas atividades nem sempre é tarefa fácil, pois muitas vezes nos apegamos àquilo que gostamos e sabemos fazer direito. Medo de perder o controle de cada detalhe, ou de que o outro não conseguirá fazer tão bem, ou ainda achar que se você fizer será mais rápido. Mas centralizar tarefas nos impede de evoluirmos, de conseguirmos dar conta do recado e de criarmos oportunidades de desenvolvimento para outras pessoas na equipe. Não deixe de oferecer suporte para a realização da tarefa e assegure-se de que foi compreendido, afinal, delegar tarefas não é transferir responsabilidades, e o ajudará a atingir suas metas.

Preparado para aplicar essas dicas no seu dia a dia de trabalho? Então inclua mais uma dica importante à lista caso esteja em busca de um novo emprego: acesse www.adzuna.com.br e encontre diversas vagas em um só lugar. É fácil, rápido e sem custo.

Sugestões de livros:

The Listful Thinking (Paula Rizzo)
Faça seu cérebro trabalhar para você (Renato Alves)
O Segredo das Reuniões Produtivas (Charlie Hawkins)
O Poder do Não Positivo (Willian Ury)
Delegar Tarefas com Segurança (Você S/A)