Enviamos tantos emails no dia-a-dia que é quase impossível imaginar que algumas décadas atrás essa ferramenta não existia na nossa sociedade. E por mais que seja uma ferramenta facilitadora para o nosso trabalho e nossa vida pessoal, manter uma caixa de entrada bem organizada pode ser uma tarefa difícil e não é difícil se encontrar soterrado numa avalanche de mensagens.

Existem uma série de hábitos que podemos adotar para facilitar o gerenciamento das mensagens que recebemos, armazenar melhor as informações importantes que recebemos e organizar nosso dia a dia no trabalho. Separamos alguns hábitos e dicas que podem ajudar no processo diário de organização:

– Aprenda a processar emails.

Sejamos honestos: boa parte dos emails que recebemos não precisam ser lidos. Muitos não precisam nem ser abertos. Sejam updates de mídias sociais, marketing e promoções, respostas automáticas de colegas que estão de férias, entre outros. Defina quais devem ser lidos e quais devem ser arquivados ou deletados. Tome como hábito processar primeiro os emails que podem ser descartados sem serem abertos para logo de cara reduzir o volume de mensagens da sua caixa de entrada, leva apenas alguns segundos mas faz uma grande diferença.

– Limite o número de vezes que você checa o seu email.

É uma dica importante para aumentar a sua produtividade. Algumas funções profissionais, especialmente profissionais de vendas e marketing, precisam estar com suas caixas de entrada sempre abertas e responder a emails com frequência, já que isso é uma parte importante do seu trabalho. Mas para outras funções e para projetos que exijam concentração, nossa sugestão é limitar o número de vezes que se checa a caixa de entrada, para evitar distrações.

– Processe imediatamente

Ao abrir emails, classifique os emails e faça uma decisão rápida:

• Para emails irrelevantes: delete ou arquive.
• Para emails com ações que requerem apenas alguns minutos: aja imediatamente, responda e arquive.
• Para emails com ações complexas e importantes: adicione a ação na sua lista de tarefas, sinalize e arquive o email.

– Use a agenda ou calendário do seu provedor de emails

Assim que uma data nova ou alguma atividade importante surgir num email, adicione no calendário ou agenda do seu provedor de emails e crie um alerta para lembrá-lo do evento ou tarefa se necessário.

– Seja sucinto

Mantenha suas respostas o mais sucintas possível. Se seu email precisar ser longo, no caso de um relatório por exemplo, quebre o texto em parágrafos de duas ou três linhas.

– Use filtros

Se seu provedor de emails permitir, filtre as mensagens que chegam na sua caixa de entrada, de acordo com o assunto ou remetente. Dependendo do provedor de email é possível criar regras para arquivar ou deletar automaticamente emails sobre assuntos que não são importantes, ou sinalizar os emails mais importantes e que devem ser respondidos com urgência.

– Deixe para depois

Se alguém mandar um email que não é importante, mas que contém informações relevantes, ou um email com uma tarefa ou projeto de pouca importância no momento, crie uma pasta ou etiqueta de ” emails pendentes” e arquive nessa pasta até o momento de serem processados.

– Feche a aba do email

Especialmente se você não trabalha numa função em que é preciso responder emails imediatamente e percebe que boa parte do seu tempo é consumido por distrações que aparecem na sua caixa de entrada. Mantenha o foco nos projetos e tarefas que você está realizando e longe da caixa de entrada de email. Mesmo para funções em que checar emails é essencial, é possível criar uma rotina de checagem de emails apenas algumas vezes por hora (a cada 20 ou 30 minutos por exemplo).

Lembramos que apesar dessas serem dicas interessantes para a organização da sua caixa de entrada, não existe fórmula ou sistema mágicos que funcionem para tudo e para todos, por isso recomendamos que você adote as dicas que mais atendem às suas necessidades e a forma como você quer organizar sua caixa de entrada.