O email é uma das ferramentas que revolucionou a comunicação interna e externa de organizações e permitiu mais agilidade e desenvolvimento na economia mundial.
Os benefícios da comunicação por email são muitos: boa parte do tempo, eles permitem a comunicação eficaz por pessoas em diferentes fusos horários, são um registro escrito de atividades e conversas, sendo assim mais fáceis de serem arquivados e pesquisados se necessário, são menos intrusivos e podem consumir menos tempo do que reuniões e ligações telefônicas.
Porém, como todas as formas de comunicação, os emails não só tem suas limitações, algumas vezes vezes podem ser confusos e até mesmo impróprios. Veja abaixo algumas dicas para tornar seus emails mais claros e compreensíveis:
1. Use o revisor ortográfico
Um segredo: todos nós cometemos erros ortográficos, seja por falta de atenção ou falta de domínio sobre determinadas regras gramaticais (pontuação e acentuação, por exemplo, são o meu ponto fraco). Por isso o uso de um revisor ortográfico antes de enviar um email importante é fundamental.
2. Seja sucinto
Evite “embromar”, “encher linguiça” ou fugir do tema em seus emails. Seja breve e vá direto ao ponto. Se o email está muito grande, revise e verifique se é possível simplificar algumas das frases e parágrafos, ou mesmo se é melhor dividí-lo em mais de um email ou mensagem.
3. Um parágrafo para cada ponto
Assuntos diferentes precisam de um parágrafo diferente. Se você envia mensagens mais extensas como relatórios detalhados, considere dividí-las usando subtítulos, indicando cada uma das áreas abordadas.
4. Evite advérbios e adjetivos desnecessários
Principalmente advérbios de limitação (só, somente, unicamente, apenas), que podem fazer com que você pareça inseguro ou indeciso, por exemplo: “eu só queria”, “queria apenas”, etc…
5. Coloque links no corpo da mensagem
Veja no exemplo abaixo como colocar links no corpo da mensagem é esteticamente mais agradável:
Encontre vagas para professores em São Paulo no Adzuna Brasil: https://www.adzuna.com.br/search?q=Professores&w=S%C3%A3o%20Paulo
Ou
Encontre vagas para professores em São Paulo no Adzuna Brasil.
6. Use uma assinatura de email com seus contatos
Coloque seu telefone ou outra forma de contato na sua assinatura de emails – é uma boa forma de se certificar que as pessoas que receberam a mensagem podem entrar em contato com você caso necessário. Também é interessante incluir links para perfis sociais relevantes, como Twitter, Facebook, Linkedin ou portfólios online, dependendo da sua profissão.
7. Use uma linguagem profissional, porém clara
Seja profissional nas suas mensagens, evite o uso de gírias, emoticons e afins (a não ser que você já tenha um relacionamento informal com o receptor da mensagem). No entanto, é importante manter a clareza da mensagem: evite usar palavras rebuscadas demais e explique referências ou siglas que o receptor pode não entender.
8. Entenda qual é a linguagem preferida do receptor
Algumas pessoas preferem receber emails mais informais e sucintos, enquanto outras preferem receber emails longos e mais informativos. Ao começar num trabalho novo, é sempre importante perguntar ao seu chefe ou seus contatos se eles desejam mais informações ao enviar um email, ou se preferem outro formato para a mensagem. Uma dica interessante também é espelhar a sua linguagem nos outros, só fique atento que algumas pessoas se comunicam de maneiras distintas verbalmente e por escrito.
9. Revise suas mensagens antes de enviar
Se possível, dê uma lida no texto antes de apertar enviar para assegurar-se que o email está claro, com todas as informações necessárias e que os recipientes estão corretos.
10. Pondere se um email é o melhor canal
Por mais que emails sejam uma forma dinâmica e eficaz na comunicação coorporativa, muitas vezes uma conversa ao vivo ou um telefonema são mais eficazes. Se vários emails estão indo e voltando sem chegar a uma conclusão, ou se é difícil expressar o que se quer dizer por escrito, vale a pena tentar ligar ou se encontrar pessoalmente com o seu contato. Além de melhorar a compreensão, falar pessoalmente com alguém também fortalece o relacionamento profissional. Especialmente para a área de vendas, o contato pessoal pode fazer toda a diferença.
Sabia que os seus emails também podem trazer um novo capítulo para a sua vida profissional? Veja como criar um alerta de vagas na Adzuna e receba por email oportunidades de trabalho na sua região, e siga nossos perfis no Facebook, Twitter e Google Plus para mais dicas sobre carreira e sucesso.