Reuniões nem sempre são produtivas. Algumas vezes são longas e é fácil esquecer o que foi dito ou quais ações deveriam ser tomadas a partir dos problemas e projetos que foram discutidos na sala de reunião. O hábito de fazer anotações durante uma reunião é excelente não só para manter a memória ativa dos fatos importantes que foram debatidos, mas também mostra um sinal de respeito a seus colegas e parceiros de negócios, afinal indica que você dá atenção e valor ao que está sendo discutido.
No entanto, todos já passamos por situações em que ao reler nossas anotações, as frases parecem sem sentido, ou não conseguimos identificar quais eram os pontos mais importantes e ações que deveriam ser tomadas. Algumas vezes, podemos até não conseguir identificar qual foi a reunião em questão ao ler as nossas anotações, o que pode causar problemas na nossa performance no trabalho.
Especialmente para quem começa no trabalho, segue abaixo um modelo interessante para tomar anotações em reuniões, palestras e aumentar a produtividade a partir do que foi discutido.
1. Começe pela data e nome do principal participante ou assunto discutido: Logo na primeira linha da página, coloque a data e o nome do principal participante ou assunto discutido. Dessa forma, quando você for procurar pelas anotações do que foi dito na reunião no seu caderno, vai ser mais fácil encontrar e identificar a página correta, e os problemas e planos de ações que foram discutidos
2. Identifique problemas, soluções e idéias: Colocar um simples “PROBLEMA:” na frente de uma anotação, pode ajudar a sua memória a lembrar do que estava sendo dito. O mesmo vale para idéias e possíveis soluções.
3. Finalize com uma sessão de Ações ou Próximos passos, identificando quem é responsável por cada ação: Se você precisa apresentar a solução para um colega x, por exemplo, escreva “apresentar a solução para um colega x – eu”. Se seu colega ou cliente precisa de passar informações específicas, escreva “Enviar informações específicas – colega/cliente”.
Usando esse modelo, fica mais fácil lembrar dos pontos mais importantes de uma reunião e organizar melhor o que precisa ser feito. Veja abaixo um exemplo de como ficariam as notas usando o modelo:
19/01/2016 – Maria Regina – Encomenda de doces
PROBLEMA: O carro do entregador quebrou, e não poderá ser feito o delivery.
POSSÍVEIS SOLUÇÕES: Buscar os doces diretamente na fábrica, encontrar uma empresa que faça a entrega, pedir para outro fornecedor produzir os doces.
Ações a serem tomadas:
Verificar se é possível buscar diretamente na fábrica – (eu)
Pesquisar custos adicionais de usar um entregador – (Maria Regina)
Pesquisar fornecedores alternativos para os doces (eu)
É uma dica simples mas faz toda a diferença na hora de reler suas anotações e planejar sua semana! Veja mais dicas sobre carreira e trabalho aqui no blog da Adzuna, e para encontrar mais de 300 mil oportunidades de emprego em todo o Brasil, acesse o Adzuna.com.br, ou baixe nossos aplicativos para Iphone ou Android.