Reuniões são essenciais no dia a dia de trabalho, afinal falar frente-a-frente com alguém pode ser uma excelente forma de alinhar os objetivos, discutir problemas e encontrar soluções. No entanto, a cultura corporativa de muitas empresas demanda reuniões demais, e a produtividade não parece aumentar.
Certamente muitos de nós já passamos por reuniões em que os objetivos não eram claros, nossa presença parecia ser completamente dispensável, ou cujos planos de ação não ficaram bem definidos. Para evitar que suas reuniões caiam nessa categoria improdutiva, a equipe da Adzuna separou algumas dicas importantes para administrar melhor o tempo e os objetivos de uma reunião de trabalho:
Antes da reunião
– Certifique-se de que uma reunião é necessária ou se outras formas de comunicação podem ser mais eficientes:
Nem sempre uma reunião é a melhor forma de lidar com algum problema ou projeto. Uma conversa informal na sua mesa de trabalho, um email em grupo ou um telefonema podem ser mais eficientes e tomar menos tempo do que uma reunião.
– Crie uma agenda:
Tente definir o tema a ser discutido na reunião em cinco palavras. Destrinche o tema em alguns itens, e especifique qual o objetivo desejado: qual a conclusão que se quer chegar, e qual o plano de ação que deve ser tomado após a reunião.
– Escolha um local e horário adequados:
Nem sempre uma sala de reunião, ou mesmo o escritório, é o local mais adequado para se reunir com colegas. Reuniões externas podem ser interessantes para estimular a criatividade de seus colegas, ou mais seguras para falar de problemas que estão acontecendo dentro da empresa. Além do local apropriado, certifique-se que há tempo o suficiente para discutir sobre todos os pontos a serem discorridos e defina um horário para terminar a reunião. Lembre-se que limitar o tempo e manter as reuniões curtas pode ser melhor para estimular os participantes a manterem o foco no que é importante e evitar distrações.
– Defina quem deve estar presente na reunião:
A produtividade de uma reunião tende a cair quanto mais participantes estão presentes. Alguns especialistas dizem que o número ideal de participantes para uma reunião é seis, outros dizem que não se deve passar de dez pessoas por reunião. O que é certo, é que se é necessário que mais colaboradores participem da reunião, é preciso certificar-se que todos estão participando e podem dar as suas opiniões sobre o que está sendo discutido. Em alguns casos pode ser interessante dividir a equipe em grupos menores para estimular a interação.
Durante a reunião
– Mantenha o foco:
Seguir a estrutura da agenda é uma boa forma de manter o foco em uma reunião. Se você perceber que algum participante está desviando do tema, reconheça a ideia ou assunto em questão, anote em algum lugar, e diga que será discutido em outro momento ou após chegarem a uma conclusão no tópico que está sendo discutido.
– Limite o uso de tecnologia:
Não há a necessidade de confiscar celulares, laptops e tablets na entrada da sala de reunião, mas preste atenção se seus colegas estão desviando a sua atenção para algum dos seus dispositivos. Seja educado e não chame a atenção diretamente, mas peça educadamente para manterem o foco no assunto a ser discutido.
– Não deixe tagarelas dominarem a conversa:
Participantes mais extrovertidos tendem a dominar reuniões com suas idéias e opiniões. É importante gerenciar estes colegas, agradecendo pela opinião, mas perguntando também a opinião dos participantes mais introvertidos.
– Faça pausas, especialmente em reuniões longas:
Especialmente para reuniões que duram mais de uma hora, é importante fazer um break para repor as energias dos participantes.
– Inove:
Traga algo novo para as reuniões, não fique limitado apenas ao uso das mesmas tecnologias e procedimentos. Use projetores, vídeo, faça esquemas gráficos em quadros, pesquise exercícios diferentes online. Encontrar novas formas criativas de expor as suas idéias prende mais facilmente a atenção dos participantes e pode estimular a criatividade na equipe.
– Mantenha um bom humor e positividade:
Em reuniões e projetos estressantes, manter o bom humor e positividade demonstra inteligência emocional. Mantenha a mente aberta a novas idéias e avalie as possibilidades apresentadas. Uma boa dica é colocar possíveis problemas, receios e limitações de forma inquisitiva: pergunte a seus colegas como eles sugerem que algum problema ou limitação seja solucionado. Lembre-se que mudanças nunca são agradáveis, mas são fundamentais para gerar inovação, mesmo que os resultados não forem os esperados, o aprendizado é importante para o crescimento profissional da sua equipe.
– Defina os próximos passos:
Ter um participante tomando notas para criar uma ata da reunião pode ser um bom método de deixar registrado o que foi dito, e principalmente o que deve ser feito. Mas mesmo sem uma ata, ao finalizar a reunião é importante definir quais são os próximos passos e quem são os responsáveis por cada um deles.
Depois da reunião
– Agradeça os participantes e comunique os próximos passos num e-mail:
Sempre é bom mandar uma nota agradecendo a participação de seus colegas numa reunião e deixando claro o que foi dito e quais são os próximos passos de um projeto. Dependendo do que está sendo discutido, pode ser interessante criar um cronograma com as ações que devem ser realizadas.
– Faça follow-up:
Marque na sua agenda quando você precisa retomar o contato com os participantes da reunião e verificar o andamento das ações definidas.
Seguindo essas dicas suas reuniões podem se tornar mais produtivas e agradáveis para os participantes. Para mais dicas sobre carreira e trabalho, siga a página da Adzuna no Facebook ou nosso perfil no twitter. E para encontrar novas oportunidades de trabalho, acesse o Adzuna.com.br ou baixe o nosso aplicativo para iPhone.