Todos queremos ser mais produtivos no dia a dia, afinal, gastar menos tempo para fazer nosso trabalho significa menos projetos atrasados, estresse e correria. Mas algumas ações e hábitos que alimentamos diariamente podem estar prejudicando o andamento e resultados dos nossos trabalhos. Veja abaixo 7 comportamentos que devemos evitar para melhorar nossa produtividade:
1. Checar e-mails logo ao chegar no escritório ou na última hora da noite
Abrir sua caixa de entrada no começo e ao final do expediente tira o seu foco das atividades mais importantes do dia. Também é contra-indicado checar emails antes de dormir, este hábito pode causar problemas ao seu sono, o que não só reduz sua produtividade e seu humor mas pode ter um impacto negativo até mesmo na sua disposição física no dia seguinte.
A solução: Quando chegar no escritório, antes de checar os seus emails, realize a tarefa mais crítica e importante do dia, e ao final do expediente faça uma lista das coisas mais importantes que você precisa resolver no dia seguinte. Se seu chefe costuma enviar emails importantes depois do expediente, pergunte se seria possível que ele envie uma mensagem de texto ou por algum programa de instant messaging (como Skype ou Whatsapp) para urgências durante este horário.
Exceções a regra: Claro que se estamos esperando emails importantes para o andamento de projetos pode ser necessário checar a sua caixa de entrada fora do horário do expediente. Neste caso, a ação de processamento de emails é uma das mais importantes do dia, e deve ser um dos seus focos.
Manter sua caixa de entrada atualizada também é uma atividade fundamental se você lida com clientes diretamente por email (o cliente pode mudar de idéia e a atividade que você programou como a principal pode ir contra o novo objetivo), neste caso vale a pena fazer um screening ou triagem rápida das mensagens recebidas a cada hora para ver se alguma mensagem urgente foi recebida.
2. Reuniões sem agenda ou horário definidos
Reuniões consomem uma boa parte do expediente, e em muitos casos não são produtivas.
A solução: De antemão, prepare uma agenda com os itens que devem ser conversados, e ao fim da reunião liste as ações que devem ser realizadas a partir do que foi discutido. Certifique-se de que sua reunião tem horário para começar e terminar, uma boa dica é tentar reduzir o tempo de reuniões improdutivas pela metade, focando nos pontos mais importantes a serem discutidos.
Exceções a regra: Algumas reuniões precisam ser menos rígidas e pontuais, como sessões de brainstorm, avaliações de performance, reuniões para planejamento estratégico e atividades de integração de equipe, por exemplo. Nesses casos, é bom agendar a entrevista em um horário em que não haja problemas se ultrapassar do tempo.
3. Perder o foco ao conversar com colegas
Não é incomum começarmos uma conversa com um assunto em mente e terminar conversando sobre algo completamente diferente, ou ver a conversa ser direcionada para assuntos pouco relevantes ao problema que se está tentando resolver.
A solução: Vá direto ao ponto e mantenha o foco no que é importante para o andamento do trabalho ao conversar com seus colegas, especialmente quando tiver tempo limitado. Para não ser mal educado, avise cordialmente antes da conversa começar que está com tempo limitado e qual o seu objetivo, o que você precisa resolver, e deixe outros assuntos para serem discutidos depois.
Exceções a regra: Quando se trata de assuntos, situações ou relacionamentos delicados, é recomendável começar a conversa utilizando um tom mais casual e tratar do assunto com mais cautela e ponderação, para não prejudicar a sua relação com seus colegas e o andamento do projeto.
4. Dedicar tempo e recursos demais em clientes pequenos
Embora seja importante manter todos os clientes felizes e satisfeitos, quando um cliente pequeno pede muitas exigências e trabalhos que demandam muito tempo e recursos, é importante avaliar se o custo-benefício é favorável a empresa, ou se estamos gastando tempo precioso em ações pouco produtivas.
A solução: Priorize seu tempo para os clientes mais importantes da empresa: aqueles que geram mais volume de vendas e trazem mais rendimento. Em muitas empresas 20% dos clientes geram 80% do rendimento e tem potencial para trazer melhores resultados, e estes devem ser seu foco principal no dia a dia de trabalho.
Exceções a regra: Existem clientes pequenos que podem trazer resultados indiretos importantes para a sua empresa, como um cliente que tem um grande potencial de crescimento, que pode promover novas áreas de negócio, ou clientes que por mais que gerem pouco rendimento têm uma marca reconhecida no mercado fornecendo credibilidade da qualidade dos produtos ou serviços que sua empresa oferece no mercado.
5. Multitasking
Na última década o conceito de profissional multi-tarefas, ou multitasking, teve um período de alta popularidade, mas logo em seguida se tornou um conceito questionável no ambiente corporativo. Estudos comprovam que quando um profissional tenta realizar tarefas demais em um curto período de tempo, a qualidade do trabalho cai drasticamente, e os projetos levam mais tempo para serem terminados.
A solução: Priorize suas tarefas mais importantes do dia, e gaste mais tempo naquelas com maior potencial para atingir as suas metas de trabalho.
Exceções a regra: Num mundo ideal todas as tarefas urgentes apareceriam ordenadamente durante os meses, semanas e dias. Mas nem sempre isso acontece. Por isso, naqueles dias em que todos os problemas acontecem ao mesmo tempo, o jeito é respirar fundo e fazer malabares para conseguir resolver o maior número de problemas possível. Mas atenção: estes dias devem ser exceções, não regra. Se estiverem acontecendo com muita frequência, pode ser um sinal de má gestão do tempo, ou de que a sua função está sobrecarregada e é hora da empresa investir em mais profissionais na sua área.
6. Ser prisioneiro de notificações de seu smartphone
Algumas pesquisas afirmam que as pessoas olham seus celulares em média 78 vezes por dia. No mundo mobile, a quantidade de notificações, alertas e distrações presentes no nosso dia a dia aumenta exponencialmente a cada dia. E um pouco de nossa atenção e produtividade é perdida a cada olhada no celular.
A solução: Você sabia que seu telefone continua funcionando se você desligar o wifi e a transmissão de dados da sua operadora? Sim, mesmo com a internet desligada ainda é possível fazer e receber ligações do seu aparelho celular, sem ser interrompido por notificações constantes de seus aplicativos. Se a dependência é grave, minha sugestão é desligar o celular ou deixá-lo na gaveta da sua mesa por algumas horas para focar no trabalho.
Exceções a regra: Se o seu cargo é de extrema importância para o andamento da empresa e seus colegas precisam ter acesso a você em casos de urgência, você precisa manter seu telefone ligado, como é o caso de gerentes de tecnologia para empresas de internet, ou diretores de multinacionais por exemplo.
7. Não deixe o trabalho tomar conta da sua vida
Estresse, hipertensão e ansiedade são alguns dos sintomas de compulsão pelo trabalho. É cada vez mais comum ver profissionais preocupados em produzir mais para progredir mais rapidamente em suas carreiras, deixando de lado a sua vida pessoal e até mesmo sua saúde física. Em casos extremos, profissionais que trabalham demais podem entrar em colapso com sequelas graves para sua saúde.
A solução: Separar tempo para relaxar, socializar, fazer exercícios físicos, uma alimentação balanceada e uma vida saudável tem um impacto positivo na sua produtividade, lembre-se que ser mais produtivo significa fazer mais em menos tempo, o que é diferente de fazer mais em mais tempo e sobrecarregar-se de trabalho, o que pode gerar desgaste físico, emocional e brecar todo o seu esforço no curto e médio prazo.
Exceçao à regra: Mesmo se você trabalhe num cargo que demande que você esteja disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana, como presidência de uma empresa, ainda assim você precisa encontrar tempo para a sua família e para a sua vida pessoal. Por isso para esta regra não há exceção. Lembre-se de que embora nosso trabalho seja uma atividade importante para nossa realização pessoal, precisamos trabalhar e desenvolver outras esferas da nossa vida para ter uma vida balanceada e aproveitar melhor o nosso tempo.
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