Navegar no Blog Adzuna »

5 dicas de Excel diferenciais no mercado de trabalho

Dicas de Excel

O Excel é aquele tipo de ferramenta que quanto mais útil se torna, menos “glamour” tem. Gestores preferem falar de softwares renomados, mas poucos admitem que a maior parte da administração ainda é feita através de planilhas de Excel. Em alguns momentos independente. Em outros, em conjunto com os softwares para fazer análises rápidas, fundamentais para a tomada de decisão.

Com isso, se cria a figura do “planilheiro” nas empresas. Aquela pessoa que acaba sendo o fera do Excel por deter muito conhecimento sobre a ferramenta. Além dele cumprir suas funções rotineiras, ele ajuda outras áreas a resolver seus desafios criando planilhas específicas. 

Sendo um planilheiro ou não, qualquer pessoa deveria saber pelo menos o básico do Excel, a fim de ser capaz de manusear planilhas simples e efetuar pequenas correções. Além disso, conhecimento em Excel é algo muito valorizado no mercado de trabalho e aumenta as chances de profissionais crescerem na carreira.

Por esse motivo, compartilhamos 5 dicas para você saber tudo sobre Excel e ser valorizado no mercado de trabalho. Aproveite!

Saiba compartilhar pastas de trabalho

Uma das grandes críticas feitas ao Excel é a perda de informação gerada pela falta de compartilhamento. Enquanto outros softwares possibilitam trabalho simultâneo de um grupo de pessoas, uma planilha de Excel fica estática na máquina do autor e é utilizada por uma pessoa por vez. A grande questão é que essa crítica é falsa. O Excel possui o recurso Pasta de Trabalho Compartilhada.

Para ativá-la, siga os passos abaixo.

  1. Salve o seu arquivo em um local no qual as outras pessoas que irão utilizá-lo tenham acesso. Por exemplo, na nuvem ou na rede da empresa.
  2. Clique em Revisão e em seguida Compartilhar Pasta de Trabalho.
  3. Na guia Editar, clique em Permitir alterações por mais de um usuário…
  4. Na guia Avançado, escolha as suas preferências de controle de alterações por outros usuários.
  5. Clique em Ok para salvar a pasta de trabalho compartilhada.
  6. Perceba que na parte superior da janela, você pode ver agora ” – Compartilhado”.

Sua planilha agora pode ser alterada por mais pessoas simultaneamente.

Conheça fórmulas avançadas

Há várias fórmulas menos conhecidas de Excel que podem facilitar muito o trabalho e até reduzir o peso das planilhas, devido a simplificação de cálculos. Aprender fórmulas de excel avançadas pode ser um grande diferencial na hora de brigar por uma vaga no mercado de trabalho ou por uma promoção dentro de uma empresa.

Veja alguns exemplos de fórmulas avançadas abaixo:

  • PROCV ou VLOOKUP – serve para buscar um valor verticalmente a partir da primeira coluna de uma tabela. Parece besteira, mas imagina que você possui uma tabela de produtos e quantidades de venda. Em outra aba, você quer buscar a quantidade de vendas de um produto em si. A fórmula PROCV serve justamente para isso. Sua sintaxe é: “=PROCV( valor_buscado ; matriz_tabela ; coluna ; [intervalo de busca] )”
  • PROCH ou HLOOKUP – parecido com PROCV ou VLOOKUP, porém a busca é feita horizontalmente a partir da primeira linha de uma tabela.
  • SOMASE, SOMASES, SUMIF ou SUMIFS – serve para somar valores em uma tabela dependendo de diferentes condições. Por exemplo, se você possui uma tabela de vendas e quer somar apenas as vendas do produto “bola de futebol” no mês de janeiro, essas funções são perfeitas para tal.

Fórmulas Excel

Aprenda a fazer formatação condicional

Formatação Condicional é o famoso recurso que deixa a planilha mais bonita pintando determinados valores automaticamente. Através da formatação condicional você pode diferenciar escalas de valores, pintar valores isolados ou até montar fórmulas para definir o comportamento de um intervalo de células. Tudo irá depender do seu objetivo visual.

Formatação Condicional Excel

A formatação condicional permite, por exemplo, que você veja com maior facilidade os melhores ou piores meses do ano em um demonstrativo de fluxo de caixa. Para utilizar a formatação condicional, você deve clicar no botão com este mesmo nome na guia Página Inicial.

Página Inicial Excel

A partir daí, você poderá selecionar as opções de formatação pré-definidas pelo Excel ou criar as suas próprias regras a partir de critérios prontos. O melhor caminho para aprender a fazer formatação condicional é através de cursos básicos ou intermediários de excel.

Use gráficos avançados

Dashboard é um termo que vem ganhando popularidade nas empresas. Sua tradução é painel de indicadores. Para fazer bons painéis de indicadores sobre diferentes temas da empresa, é necessário ter a máxima compreensão sobre diferentes tipos de gráficos e como fazê-los.

Gráficos Excel

O Excel possui 5 macro-grupos de tipos de gráficos: colunas, linhas, pizza, barras (colunas invertidas) e outros (radar, área, rosca, bolhas, etc). Todos esses grupos possuem uma série de subtipos de gráficos. Cada informação apresentada fica melhor em um tipo de gráfico específico.

No exemplo de dashboard acima, os gráficos ilustram evolução mensal. Portanto gráficos de barras ou linhas são mais apropriados para a informação. Um gráfico de percentual de despesas de diferentes áreas de uma empresa já ficaria melhor em um gráfico de pizza ou rosca.

Outra dica interessante é personalizar as cores do gráfico. Praticamente tudo é personalizável, desde a fonte dos eixos, até a cor das barras do gráfico. Você conseguirá ver todas as possibilidades clicando com o botão direito do mouse em um gráfico ou em algum elemento específico do gráfico. O menu que abrirá te mostrará a opção de formatar.

Aprenda também a adicionar um eixo secundário no seu gráfico para comparar informações relacionadas, porém com escalas ou unidades de medida diferentes.

Saiba pelo menos o básico de VBA (macros)

VBA é o Visual Basic for Applications, um recurso de programação que pode ser utilizado no Excel. Através dele, você poderá criar macros, abreviação para macroinstruções, ou seja, comandos avançados definidos por códigos, para suas planilhas.

Através do VBA, o usuário também pode criar Userforms, ou seja, formulários para melhorar a navegação do usuário.

VBA Macro Excel

Com o VBA, a sua planilha poderá realizar desde as funções mais simples, como abrir uma mensagem de saudação, até aplicabilidades mais complexas, como enviar emails personalizados para diferentes destinatários.

Essa é a interface do VBA:

Interface VBA

O conhecimento de macros é normalmente dissociado do conhecimento em Excel. Portanto, a melhor forma de aprender macros é através de um curso específico de VBA.

Como toda ferramenta, o Excel requer prática. Faça pesquisas, utilize tutoriais e aprimorize seu uso da ferramenta para tornar o seu trabalho mais eficiente e organizado. Existem diversos cursos presenciais e online, além de toda a informação encontrada em uma rápida pesquisa em ferramentas de busca. Utilizar parte de seu tempo diariamente para adquirir agilidade no uso do Excel é um diferencial que valoriza seu currículo.

Aperfeiçoar suas competências profissionais e se manter atualizado sobre o mercado de trabalho é seu objetivo? Tudo o que você precisa saber está aqui, no Blog da Adzuna!